Cómo crear un agente con Microsoft Copilot Studio: guía práctica paso a paso
Aprende a crear un agente con Microsoft Copilot Studio paso a paso, desde la definición del caso de uso hasta la publicación. En esta guía práctica veremos cómo configurar instrucciones, añadir conocimiento, crear temas conversacionales y construir un agente sencillo de ayuda interna, con un enfoque claro, seguro y orientado a negocio.
Cómo crear un agente con Microsoft Copilot Studio: guía práctica paso a paso
Introducción
Microsoft Copilot Studio se ha convertido en una de las herramientas clave para crear agentes de IA dentro del ecosistema Microsoft. Su propuesta es clara: permitir que equipos de negocio, consultores, responsables de operaciones o perfiles técnicos creen agentes conversacionales y automatizados sin necesidad de desarrollar desde cero.
Un agente en Copilot Studio no es simplemente un chatbot. Según la documentación oficial de Microsoft, un agente puede gestionar conversaciones complejas, interpretar instrucciones y contexto, usar modelos de lenguaje, conectarse a fuentes de conocimiento, activar temas, ejecutar herramientas y responder en distintos canales como sitios web, apps móviles, Microsoft Teams o Microsoft 365 Copilot.
En este artículo vamos a construir una mini-guía práctica, paso a paso, para entender cómo crear un agente con Copilot Studio. Lo haremos con un ejemplo sencillo: un agente interno de ayuda para resolver preguntas frecuentes sobre procesos de empresa.
1. Antes de empezar: ¿qué es Copilot Studio?
Copilot Studio es una herramienta gráfica de bajo código orientada a crear agentes y flujos de automatización. Microsoft indica que permite crear agentes sin necesidad de científicos de datos ni desarrolladores, y que estos agentes pueden utilizarse de forma independiente o para extender Microsoft 365 Copilot con datos y escenarios empresariales.
Esto significa que podemos crear asistentes capaces de:
- Responder preguntas frecuentes.
- Consultar información en documentos o sitios web.
- Guiar al usuario por un proceso.
- Ejecutar acciones mediante herramientas o conectores.
- Publicarse en canales como Teams, Microsoft 365 Copilot, sitios web o aplicaciones.
Para empresas que trabajan con Microsoft 365 (que son... ¿la gran mayoría?), Dynamics 365, Power Platform o entornos corporativos basados en datos internos, Copilot Studio resulta especialmente interesante porque permite acercar la IA al contexto real del negocio.
2. Conceptos básicos que debes conocer
Antes de crear nuestro primer agente, conviene entender cuatro piezas fundamentales.
Agente
Es la experiencia principal que va a interactuar con el usuario. Tiene instrucciones, contexto, temas, fuentes de conocimiento, herramientas y canales de publicación. Microsoft lo define como un compañero de IA capaz de gestionar interacciones y tareas, coordinando modelos de lenguaje, instrucciones, contexto, conocimiento, temas, herramientas, entradas y desencadenadores.
Temas
Un tema define cómo progresa una conversación dentro del agente. En Copilot Studio, los temas se construyen en un lienzo de autoría mediante nodos, por ejemplo, nodos para enviar mensajes, hacer preguntas o ejecutar acciones.
Dicho de forma sencilla: un tema es una conversación diseñada para resolver una intención concreta del usuario.
Ejemplos:
“Consultar horario de oficina”.
“Solicitar ayuda con una incidencia”.
“Preguntar por la política de vacaciones”.
“Escalar a una persona”.
Fuentes de conocimiento
Las fuentes de conocimiento permiten que el agente responda basándose en información existente. Al crear un agente, Copilot Studio genera por defecto el tema de sistema Conversational boosting, que incluye un nodo de respuestas generativas y puede usar las fuentes de conocimiento añadidas al agente.
Esto es clave porque evita tener que diseñar manualmente todas las respuestas posibles.
Ojo, que no en todas las Compañías hoy en día está habilitado por ese "miedo" a que se escapen datos.
Herramientas
Las herramientas permiten ampliar las capacidades del agente. Pueden conectarse con APIs, conectores de Power Platform, flujos, prompts, APIs REST, servidores MCP o incluso interfaces gráficas mediante computer use, según los mecanismos descritos por Microsoft.
Una fuente de conocimiento responde. Una herramienta hace algo.
Por ejemplo:
Consultar un pedido.
Crear un ticket.
Actualizar un registro en Dynamics 365.
Enviar una aprobación.
Ejecutar un flujo de Power Automate.
3. El ejemplo que vamos a construir
Vamos a crear un agente sencillo llamado: Agente de Ayuda Interna para empleados.
Objetivo: Ayudar a empleados a resolver preguntas frecuentes sobre procesos internos de la empresa.
El agente podrá:
- Explicar para qué sirve.
- Responder preguntas basadas en una fuente de conocimiento.
- Guiar al usuario cuando pregunte por un proceso concreto.
- Ofrecer preguntas sugeridas para empezar.
- Publicarse en un entorno de prueba o demo.
Para mantener el ejemplo simple, imaginemos que la empresa tiene una pequeña base de conocimiento con información sobre:
- Vacaciones.
- Teletrabajo.
- Solicitud de material.
- Contacto con soporte interno.
En un entorno real, esta información podría venir de SharePoint, documentos cargados, una web interna o fuentes empresariales conectadas.
4. Paso 1: Crear el agente
El primer paso es acceder a Copilot Studio y crear un nuevo agente (aunque en realidad el primer paso es adquirir la licencia e Copilot Studio, que no es lo mismo que la licencia de Copilot...).
Microsoft indica que, al crear un agente, puedes describir en lenguaje natural qué quieres que haga. Copilot Studio puede generar a partir de esa descripción el nombre, la descripción, las instrucciones, y sugerencias de desencadenadores, canales, fuentes de conocimiento y herramientas.
Para nuestro ejemplo, podríamos escribir una descripción como esta:
“Crea un agente interno que ayude a los empleados a resolver preguntas frecuentes sobre procesos de empresa, como vacaciones, teletrabajo, solicitud de material y soporte interno. El agente debe responder de forma clara, profesional y breve, y debe indicar cuándo no tiene información suficiente.”
Después de crear el agente, revisa tres elementos:
Nombre del agente: Agente de Ayuda Interna.
Descripción: Agente diseñado para responder preguntas frecuentes de empleados sobre procesos internos.
Instrucciones: Responde de forma clara y profesional. Usa únicamente la información proporcionada en las fuentes de conocimiento. Si no encuentras respuesta, indica que no tienes información suficiente y sugiere contactar con el equipo correspondiente.
Este último punto es importante. En proyectos reales, las instrucciones del agente son una pieza crítica para controlar el tono, el alcance y los límites de la experiencia.
5. Paso 2: Definir bien las instrucciones del agente
Un error frecuente es crear agentes con instrucciones demasiado genéricas.
Por ejemplo:
“Ayuda a los empleados con sus dudas.”
Esta instrucción es débil porque no define alcance, tono, fuentes ni límites.
Una versión mucho mejor sería:
“Eres un agente interno de ayuda para empleados. Tu función es responder preguntas sobre procesos internos de la empresa usando las fuentes de conocimiento configuradas. Responde en español, con tono claro, profesional y directo. No inventes políticas ni procedimientos. Si la información no aparece en las fuentes disponibles, indica que no tienes datos suficientes y recomienda contactar con Recursos Humanos o Soporte Interno, según corresponda.”
Esta instrucción es más útil porque indica:
Qué rol tiene el agente.
Qué tipo de preguntas debe responder.
Qué fuentes debe priorizar.
Qué debe hacer cuando no sabe.
Qué tono debe utilizar.
En Copilot Studio, estas descripciones e instrucciones también son importantes cuando se trabaja con orquestación generativa, ya que el agente puede seleccionar temas, herramientas, otros agentes o fuentes de conocimiento en función de nombres, descripciones, parámetros y contexto conversacional.
6. Paso 3: Añadir conocimiento
Una vez creado el agente, el siguiente paso es añadir conocimiento.
Microsoft explica que, al crear un agente, Copilot Studio crea automáticamente el tema de sistema Conversational boosting, que contiene un nodo de respuestas generativas. Las fuentes de conocimiento que se añaden a nivel de agente se incorporan a ese nodo para que el agente pueda empezar a utilizarlas.
En nuestro ejemplo, podríamos añadir una fuente de conocimiento con preguntas frecuentes internas.
Ejemplo de contenido:
Política de vacaciones:
Los empleados deben solicitar vacaciones con al menos 15 días de antelación. La aprobación depende del responsable directo.
Teletrabajo:
La empresa permite teletrabajo hasta dos días por semana, previa coordinación con el responsable del equipo.
Solicitud de material:
Para solicitar material informático, el empleado debe abrir una solicitud al equipo de soporte interno.
Soporte interno:
Las incidencias técnicas deben comunicarse al equipo de IT mediante el canal oficial de soporte.
La fuente podría estar en un documento, una ubicación corporativa o una página interna, dependiendo de la configuración disponible en el entorno.
Aquí es importante aplicar una buena práctica: no añadir conocimiento desordenado. Cuanto más clara, estructurada y actualizada esté la información, mejores serán las respuestas del agente.
7. Paso 4: Decidir si activar búsqueda web o respuestas no fundamentadas
Copilot Studio permite configurar opciones relacionadas con el uso de conocimiento y respuestas generativas.
Según Microsoft, la opción Use information from the web / Web Search permite que el agente acceda a información amplia, en tiempo real y actualizada más allá de las bases de conocimiento predefinidas o empresariales, y requiere que la orquestación generativa esté activada.
Para nuestro ejemplo interno, lo recomendable sería no activar búsqueda web, porque queremos que el agente responda solo sobre procesos de empresa.
También existe la opción Allow ungrounded responses, que permite que el agente responda usando el conocimiento general del modelo incluso si no utiliza fuentes de conocimiento o herramientas. Microsoft explica que, si esta opción se desactiva, el agente bloquea respuestas generadas en turnos donde no haya usado una fuente de conocimiento o herramienta.
Para un agente interno de políticas o procesos, mi recomendación sería:
Búsqueda web: desactivada.
Respuestas no fundamentadas: desactivadas o muy controladas.
Motivo: no queremos que el agente invente políticas internas.
8. Paso 5: Crear un tema sencillo
Aunque las fuentes de conocimiento permiten responder muchas preguntas, los temas siguen siendo útiles cuando queremos controlar una conversación concreta.
Vamos a crear un tema llamado:
Solicitud de material
Objetivo del tema:
Guiar al empleado cuando pregunte cómo pedir material informático.
En Copilot Studio, un tema representa una parte de la conversación entre usuario y agente, y se construye con nodos en el lienzo de autoría. Cada nodo puede realizar una acción, como enviar un mensaje o hacer una pregunta.
Diseño del tema
Nombre del tema: Solicitud de material
Descripción: Ayuda al empleado a entender cómo solicitar material informático o equipamiento de trabajo.
Flujo conversacional sugerido:
Usuario: “Necesito pedir un portátil nuevo.”
Agente: “Puedo ayudarte con la solicitud de material. Para pedir material informático, debes abrir una solicitud al equipo de soporte interno a través del canal oficial de IT.”
Agente: “Antes de enviarla, te recomiendo incluir: tipo de material solicitado, motivo de la solicitud, urgencia y aprobación del responsable si aplica.”
Agente: “¿Quieres que te muestre un ejemplo de solicitud?”
Si el usuario responde sí:
Agente: “Ejemplo: ‘Solicito un nuevo portátil porque el equipo actual presenta fallos de rendimiento. La solicitud está validada por mi responsable y necesito el equipo antes del día 20 para continuar con el proyecto.’”
Este tema no necesita ser complejo. Su valor está en estructurar una respuesta clara y repetible.
9. Paso 6: Usar orquestación generativa
La orquestación generativa permite que el agente decida cómo responder seleccionando la combinación más adecuada de temas, herramientas y conocimiento. Microsoft indica que, con esta capacidad, el agente puede seleccionar una o varias herramientas, temas, otros agentes o fuentes de conocimiento para gestionar consultas del usuario, incluidas consultas con múltiples intenciones.
En la práctica, esto significa que el usuario podría escribir:
“Quiero pedir un monitor nuevo y saber si puedo teletrabajar mañana.”
El agente podría identificar dos intenciones:
Solicitud de material.
Teletrabajo.
Y responder combinando el tema de solicitud de material con el conocimiento disponible sobre teletrabajo.
Esto hace que la conversación sea más natural, pero también exige ser más cuidadosos con las descripciones. Microsoft recomienda proporcionar descripciones claras y de calidad para temas, herramientas, agentes y fuentes de conocimiento, porque esas descripciones ayudan al agente a seleccionar el elemento adecuado.
Una mala descripción sería:
“Tema de material.”
Una buena descripción sería:
“Ayuda al empleado a entender cómo solicitar material informático, equipamiento de trabajo, portátil, monitor, teclado, ratón u otros recursos tecnológicos internos.”
Cuanto más precisa sea la descripción, mejor podrá decidir el agente cuándo usar ese tema.
10. Paso 7: Añadir herramientas, si el caso lo requiere
En nuestro ejemplo básico, el agente solo informa. Pero en un escenario empresarial real, podríamos querer que el agente haga algo.
Por ejemplo:
Crear una solicitud de material.
Consultar el estado de un ticket.
Enviar una aprobación al responsable.
Registrar una petición en Dataverse o Dynamics 365.
Copilot Studio permite añadir herramientas mediante conectores, flujos de agente, prompts, APIs REST, servidores MCP y otros mecanismos. Microsoft también indica que, con orquestación generativa activa por defecto, el agente puede seleccionar automáticamente la herramienta, el tema o el conocimiento más adecuado para responder al usuario. (Microsoft Learn)
Para una primera versión, no recomiendo empezar automatizando demasiado.
Una buena secuencia sería:
Primero, agente informativo.
Después, agente guiado con temas.
Más adelante, agente con herramientas.
Finalmente, agente integrado con procesos corporativos.
Esto reduce riesgo y permite validar el comportamiento antes de conectarlo a sistemas críticos.
11. Paso 8: Personalizar el mensaje inicial
El mensaje inicial es la primera impresión del usuario.
Microsoft recomienda reemplazar el mensaje introductorio por uno propio, explicando qué hace el agente y cómo puede empezar el usuario a interactuar con él. También se pueden incluir preguntas de ejemplo.
Para nuestro agente, podríamos usar:
“Hola, soy el Agente de Ayuda Interna. Puedo ayudarte con preguntas sobre vacaciones, teletrabajo, solicitud de material y soporte interno. Por ejemplo, puedes preguntarme: ‘¿Cómo solicito vacaciones?’, ‘¿Cuántos días puedo teletrabajar?’ o ‘¿Cómo pido un portátil nuevo?’”
Este mensaje cumple tres funciones:
Presenta al agente.
Delimita su alcance.
Sugiere preguntas concretas.
Eso reduce la incertidumbre del usuario y mejora la adopción.
12. Paso 9: Añadir preguntas sugeridas
Si el agente se va a usar en Teams o Microsoft 365, Copilot Studio permite configurar hasta 10 preguntas sugeridas para iniciar la conversación. Microsoft aclara que estas preguntas aparecen en la página de bienvenida del agente antes de iniciar un nuevo chat, pero no se ven ni se usan al probar el agente dentro de Copilot Studio.
Ejemplos para nuestro agente:
¿Cómo solicito vacaciones?
¿Cuántos días puedo teletrabajar?
¿Cómo pido material informático?
¿Cómo contacto con soporte interno?
¿Qué información debo incluir en una solicitud de material?
Estas preguntas ayudan mucho en la experiencia inicial, especialmente cuando el usuario todavía no sabe qué puede pedirle al agente.
13. Paso 10: Probar el agente
La fase de prueba es fundamental.
No basta con comprobar que el agente responde. Hay que comprobar que responde bien, que no inventa información y que sabe reconocer sus límites.
Pruebas recomendadas:
Pregunta directa:“¿Cuántos días puedo teletrabajar?”
Pregunta con sinónimos:“¿Puedo trabajar desde casa?”
Pregunta fuera de alcance:“¿Cuál es la política de bonus?”
Pregunta ambigua:“Necesito un equipo nuevo.”
Pregunta con varias intenciones:“Quiero pedir un portátil y saber si puedo teletrabajar el viernes.”
Cuando se prueba un agente con orquestación generativa en Copilot Studio, Microsoft indica que se puede abrir el mapa de actividad para seguir cómo responde el agente.
Esto es especialmente útil para entender si el agente ha usado una fuente de conocimiento, un tema o una herramienta.
14. Paso 11: Publicar el agente
Cuando el agente esté probado, se puede publicar.
Microsoft indica que los agentes pueden publicarse en varias plataformas o canales, como sitios web, aplicaciones móviles, Microsoft 365 Copilot, Teams o Facebook. También recuerda que, después de hacer cambios en un agente, hay que volver a publicarlo para que los usuarios interactúen con la versión más reciente.
En el quickstart oficial, Microsoft explica que, cuando el agente está listo, se puede seleccionar Publish, confirmar la publicación y, si procede, abrir una web de demostración para compartir la URL.
Para un entorno corporativo, yo recomendaría este orden:
1. Publicar solo para pruebas internas.
2. Validar respuestas con usuarios clave.
3. Revisar seguridad y autenticación.
4. Publicar en Teams o Microsoft 365 Copilot.
5. Medir uso y mejorar el agente.
15. Seguridad y autenticación: un punto que no debes saltarte
La publicación no es solo una cuestión técnica. También es una cuestión de gobierno.
Microsoft indica que los agentes tienen activada por defecto la opción Autenticar con Microsoft, usando Microsoft Entra ID para Teams, Power Apps y Microsoft 365 Copilot sin configuración manual. Si se selecciona Sin autenticación, cualquier persona con el vínculo puede chatear e interactuar con el agente.
Para agentes internos, especialmente si manejan procesos, datos corporativos o herramientas conectadas, lo recomendable es mantener autenticación y aplicar controles de seguridad y gobernanza.
Además, Microsoft advierte que si se selecciona Sin autenticación, el agente no puede usar herramientas con credenciales de usuario.
En resumen:
Para una demo pública: revisar muy bien qué información expones.
Para uso interno: autenticación con Microsoft.
Para procesos críticos: pruebas, permisos, auditoría y gobierno.
16. Buenas prácticas para crear agentes útiles
1. Empieza con un caso de uso concreto
No intentes crear “el agente que responde a todo”. Empieza por un problema claro:
Preguntas frecuentes de empleados.
Soporte de primer nivel.
Consulta de documentación interna.
Ayuda comercial.
Asistente de onboarding.
Cuanto más concreto sea el caso, más fácil será medir si funciona.
2. Escribe instrucciones precisas
El agente necesita saber qué debe hacer y qué no debe hacer.
Incluye:
Rol.
Alcance.
Tono.
Fuentes válidas.
Límites.
Qué hacer si no sabe.
3. Cuida las fuentes de conocimiento
Un agente con mala documentación dará malas respuestas.
Antes de conectar fuentes, revisa:
Actualización.
Claridad.
Duplicidades.
Contradicciones.
Estructura.
4. Diseña temas para procesos importantes
No todo debe depender de respuestas generativas. Si hay un proceso crítico, crea un tema guiado.
Ejemplos:
Solicitar vacaciones.
Reportar una incidencia.
Pedir aprobación.
Crear una solicitud.
Escalar a soporte.
5. Prueba con preguntas reales
No pruebes solo con preguntas perfectas. Los usuarios escriben con ambigüedad, errores, sinónimos y contexto incompleto.
Prueba el agente como lo haría una persona real.
6. Publica de forma progresiva
Primero prueba tú.Después un grupo pequeño.Después un equipo.Finalmente toda la organización.
Esto permite corregir antes de escalar.
17. Ejemplo completo resumido
Nombre del agente:
Agente de Ayuda Interna
Descripción:
Agente interno que ayuda a empleados a resolver preguntas frecuentes sobre vacaciones, teletrabajo, solicitud de material y soporte interno.
Instrucciones:
Eres un agente interno de ayuda para empleados. Responde en español, con tono claro, profesional y directo. Usa únicamente las fuentes de conocimiento configuradas. No inventes políticas ni procedimientos. Si no tienes información suficiente, indícalo y recomienda contactar con el equipo correspondiente.
Mensaje inicial:
Hola, soy el Agente de Ayuda Interna. Puedo ayudarte con preguntas sobre vacaciones, teletrabajo, solicitud de material y soporte interno. Por ejemplo, puedes preguntarme: “¿Cómo solicito vacaciones?”, “¿Cuántos días puedo teletrabajar?” o “¿Cómo pido un portátil nuevo?”
Tema personalizado:
Solicitud de material
Descripción del tema:
Ayuda al empleado a entender cómo solicitar material informático, equipamiento de trabajo, portátil, monitor, teclado, ratón u otros recursos tecnológicos internos.
Respuesta sugerida:
Para solicitar material informático, debes abrir una solicitud al equipo de soporte interno. Incluye el tipo de material, el motivo de la solicitud, la urgencia y, si aplica, la aprobación de tu responsable.
Preguntas sugeridas:
¿Cómo solicito vacaciones?
¿Cuántos días puedo teletrabajar?
¿Cómo pido material informático?
¿Cómo contacto con soporte interno?
¿Qué información debo incluir en una solicitud?
Conclusión
Crear un agente con Copilot Studio no consiste solo en abrir una herramienta y escribir unas cuantas respuestas. Consiste en diseñar una experiencia útil, segura y alineada con los procesos reales de la organización.
La clave está en empezar pequeño, definir bien el propósito, conectar conocimiento fiable, crear temas para los procesos importantes, probar con preguntas reales y publicar de forma controlada.
Copilot Studio permite crear agentes sin necesidad de desarrollar desde cero, pero el verdadero valor aparece cuando combinamos la tecnología con un buen diseño funcional: instrucciones claras, conocimiento de calidad, procesos bien definidos y gobierno adecuado.
En proyectos de transformación digital, este enfoque puede marcar la diferencia entre “tener un chatbot” y disponer de un verdadero agente de productividad para la empresa.